Multas e advertências devem ser assinadas pelos síndicos.

O síndico é o representante legal do condomínio, portanto ele tem poderes de representação, conforme o Código Civil.

Dessa forma, todos os documentos devem ser assinados por ele. Eventualmente, o síndico pode atribuir esta assinatura a um terceiro, (administradora, por exemplo) mediante procuração.

As notificações, advertências ou multas devem conter um resumo do ocorrido, previsão da falta cometida e valor e prazo para defesa (em caso da multa).

Em geral, a cobrança da multa é efetuada em conjunto com a taxa de condomínio, porém, alguns condomínios podem optar por separado.

Fonte: Direcional Condomínios